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Folha de ponto: papel, Excel ou registo digital?
O que um bom registo de horas tem de mostrar e como perceber quando a folha de ponto em Excel deixa de chegar.
Numa empresa pequena, o registo das horas costuma viver numa folha de ponto em papel ou num Excel que alguém preenche à sexta-feira, de memória. Funciona — até ao dia em que é preciso mostrar os registos de um mês concreto e eles não batem certo.
O que um bom registo tem de mostrar
- A hora de início e a hora de fim do trabalho, em cada dia.
- As pausas e intervalos que não contam como tempo de trabalho.
- O total de horas por dia e por semana.
- Um histórico que se consiga consultar depressa, meses ou anos depois.
As regras concretas sobre o registo de tempos de trabalho — o que tem de constar, onde tem de estar disponível e durante quanto tempo se guarda — estão no Código do Trabalho e podem ser complementadas pela contratação coletiva. Confirme-as com o seu contabilista ou jurista.
Papel, Excel ou digital?
| Papel | Excel | Registo digital | |
|---|---|---|---|
| Quem regista | O próprio, à mão | Normalmente uma só pessoa | Cada um, no telemóvel |
| Quando | À hora, ou no fim da semana | Depois, de memória | No momento |
| Totais | Contas à mão | Fórmulas que alguém mantém | Automáticos |
| Encontrar um mês antigo | Procurar no arquivo | Procurar o ficheiro certo | Dois cliques |
Quando é que o Excel deixa de chegar
- Quando há pessoas a trabalhar fora do escritório, em obra ou em casa de clientes.
- Quando os horários não são iguais todos os dias.
- Quando quem preenche a folha não é quem trabalhou as horas.
- Quando o contabilista pede os registos e o ficheiro tem três versões.
Se nenhuma destas situações lhe diz nada, uma folha de ponto bem feita continua a servir. Se reconheceu duas ou mais, o registo no telemóvel poupa-lhe tempo todos os meses.
Na Férias e Ponto, cada colaborador regista a entrada, as pausas e a saída no seu telemóvel. No fim do mês, exporta um Excel por pessoa.